A belső ellenőrzést támogató informatikai rendszer

A cég alapítói több éve foglalkoztak a gondolattal, hogy szükség van-e a piacon egy olyan komplex informatikai eszközre, amely teljes mértékben kiszolgálja a belső ellenőrzési vezetőket, segíti a belső ellenőröket a jelentések elkészítésében és napi szinten informálja a költségvetési szerv vezetőjét.

Több éves működést követően összeszedtünk néhány olyan kérdést, ami a használat során merült fel bennünk és/vagy partnereinkben:

Kinek ajánljuk a szoftvert?

Minden olyan szervezetnek, ahol a 370/2011. (XII.31.) korm. rendelet vagy a 339/2019. (XII.23.) korm. rendelet alapján végeznek belső ellenőrzést.

Meg lehet vásárolni a szoftvert?

Nem lehet megvásárolni, kizárólag bérelni lehet azt, havi szolgáltatási díj ellenében. Ez a díj magába foglalja a belső ellenőrzés valamennyi szereplőjének a napi 24 órában történő csatlakozási lehetőségét, illetve a "felhő alapú" szerver szolgáltatást. Ezzel együtt minden szoftvermódosítás a partnereink számára azonnal elérhető. Nincs éves vagy havi szoftverkövetési díj. 

Miben segít ez a rendszer nekem (ellenőr vagyok)?

A napi munkafolyamatokat teljesen automatikussá teszi. A jól átgondolt törzsadat felvitelt követően a további iratmintákat a rendszer önmagától generálja. Pontos adatfeltöltés esetén a kötelező nyilvántartásokat azonnal az ellenőr vagy a költségvetési szerv vezetője számára elérhetővé teszi, nem kell azokat kézzel összeállítani. A kockázatelemzés, a tervezés és a beszámoló készítés szintén az alapadatokból és a feltöltött információkból generálódik. A határidőket a szoftver figyeli, azonnal e-mailt küld a lejárt feladatokról (intézkedési terv megküldése, beszámoló elkészítése, jóváhagyás figyelése, stb.) és 3 napos csúszás esetén a költségvetési szerv vezetőjét is informálja e-mailben. 

Miben segít ez a rendszer nekem (folyamatgazda (középvezető) vagyok)?

Lényegesen könnyebb megérteni a belső ellenőrzés tervezési folyamatát, ezért a kitöltő felületet felhasználóbaráttá tettük. A folyamatgazda csak a saját szervezeti egységének folyamatait és kockázatait láthatja, de igény szerint meg tudja tekinteni a többi egység adatait is, de azokban nem tud szerkeszteni. A felhő alapú szolgáltatás miatt nemcsak a munkahelyen, hanem bármely internettel rendelkező számítógépen használható a rendszer. 

Miben segít ez a rendszer nekem (költségvetési szerv vezetője vagy ügyvezető vagyok)?

Naprakész információt kap a vezető az éves terv végrehajtásának pillanatnyi állásáról, a felhasznált és még rendelkezésre álló ellenőri napok számáról. Nem kell többet gondoskodni a belső ellenőrzés esetén a jogszabály által kötelezően vezetendő nyilvántartásokról, mert azokat már nem a belső ellenőrzési vezető, hanem a szoftver állítja elő. Minden adatot azonnal el lehet érni, akár a belső ellenőr távolléte, szabadsága vagy betegsége esetén is. A külső ellenőrzésekről készítendő nyilvántartást a belső ellenőrzés,  vagy más folyamatgazda is vezetheti.

Kiváltja a szoftver a belső ellenőrt?

Természetesen nem. A belső ellenőrzést támogató rendszer átláthatóvá és naprakésszé teszi a belső ellenőrök munkáját. Egy átlagos munkahelyen kb. 20-30 %-al képes csökkenteni a papírfelhasználást és kb. 30 %-al növelheti meg a produktív munkaidőt.

Könnyen lehet a rendszert használni?

A gyakorló belső ellenőrzési vezetők és ellenőrök már évek óta e szerint a szisztéma szerint dolgoznak. Legtöbbször nehezen kapták meg a legfrissebb információkat és a határidők betartása vagy inkább azok betartatása is gondot jelenthetett. Logikusan épíülnek fel a folyamatok, de kell egy bizonyos tanulási idő a program elsajátítására. A feltöltött adatok, a felhasználó kézikönyv, a képek és a videók alapján azonban pár nap alatt már tényleges adatokat nyerhetünk ki az adatbázisból. 

Minden évben fel kell vinni a szervezet folyamatait és kockázatait?

Úgy alakítottuk ki a programot, hogy a következő év megnyitásakor az előző évben feltöltött adatok átkerüljenek a következő évbe. Ez érinti a szervezeti egységeket, a folyamatokat, a kockázatokat és a folyamatgazda által rögzített értékeket. Ha ezekben év közben változás történt, akkor lehetőség van javítani a már nem releváns adatokat.   

Mennyi az éves szoftverkövetési díj?

Nincs ilyen díj, mert a havi bérleti konstrukció garantálja azt, hogy a legfrissebb belső ellenőrzéssel kapcsolatos változások azonnal beépítésre kerülnek. A jogszabályok vagy az iratminták változása esetén, a módosítások hatályba lépésétől a szoftver már a megváltozott adatokat szolgáltatja. 

Az éves terv és beszámoló excel táblái is elkészülnek?

A szoftver nem készít excel formátumot az excel számos verziója miatt, minden kimenő információ vagy tábla pdf-ben generálódik le. A kötelező excel tábla formátumok is így készülnek, azok onnan igény szerint kézzel rögízthetők egy táblázatba. Ha nem kéri a fenntartó szervezet, akkor nem szükséges, mert a program önállóan kezeli és vezeti a terv és a beszámoló adatait egyaránt.

Biztonságban vannak az adataim a rendszerben?

Több oldalról is. Egyrészt a cégünk és partnerei között titoktartási szerződés lép életbe a rendszer használatának első napján. Másrészt az UNION Zrt-vél felelősségbiztosítási szerződést kötöttünk, és a COMPOSE-IT Kft. biztosítja a párhuzamos szerver szolgáltatást a nap 24 órájában. A revisionSOFT rendszerben minden egyes művelet naplózásra kerül, ahol nemcsak a belépő személy adata, hanem a belépéshez használt IP cím is tárolásra kerül. Ezzel szinte személyre szabva lehet követni a rendszer lépéseit.   

Milyen kérdéssorok segítik az ellenőr munkáját? 

Önkormányzati konyha működésének vizsgálata; Belföldi, külföldi kiküldetések ellenőrzése; Feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezésének ellenőrzése; Leltározás ellenőrzése; Pénzkezelés ellenőrzése; Munkavédelmi ellenőrzés; Informatikai ellenőrzés; Óvodai szakfeladatok ellenőrzése; Rendszerellenőrzés lefolytatása egy szervezeti egységnél; Gépjárművek üzemeltetésének ellenőrzése; Belső kontroll rendszer utóellenőrzése; Kötelezettség vállalás ellenőrzése. A lista folyamatosan bűvül, melyet partnereink kérésére kiegészítünk vagy feltöltünk. 

A "kérdés-válasz" oldalt folyamatosan frissítjük partnereink igénye szerint